Wer im Ausland studieren, heiraten oder arbeiten möchte, muss oft nachweisen, dass bestimmte Dokumente – etwa Geburtsurkunden, Zeugnisse oder Vollmachten – echt und gültig sind. Damit eine ausländische Urkunde in Deutschland oder eine deutsche Urkunde im Ausland anerkannt wird, reicht die einfache Vorlage meist nicht aus. Hier kommen zwei Verfahren ins Spiel: die Apostille und die Legalisation. Beide dienen der Bestätigung der Echtheit öffentlicher Urkunden im internationalen Rechtsverkehr. Dabei stehen Betroffene oft vor der Frage, welche Behörde zuständig ist und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
Die Kanzlei Schlun & Elseven unterstützt Sie kompetent bei der Beglaubigung und Anerkennung ausländischer Urkunden. Ob Apostille oder Legalisation – unsere erfahrenen Rechtsanwälte beraten Sie umfassend, prüfen Ihre Dokumente und begleiten Sie durch den gesamten Prozess, damit Ihre Unterlagen international rechtswirksam und problemlos anerkannt werden.
Was ist eine Urkunde?
Verschiedene Lebenssituationen erfordern den Umgang mit unterschiedlichen Urkundenarten. Die folgenden gehören zu den gängigsten Urkunden:
- Geburtsurkunde,
- Sterbeurkunde und Testamente,
- Ehe-/Heiratsurkunde,
- Nachweise zur Staatsbürgerschaft.
Eine Urkunde ist – vereinfacht gesagt – eine schriftlich niedergelegte Erklärung zu einem konkreten Tatbestand bzw. Sachverhalt. Klassische Beispiele für eine Urkunde sind Zeugnisse, Verträge und Ausweise. Eine Urkunde ist jedoch nicht nur ein Schriftstück. Es bedarf zusätzlich eines Beweiszeichens – etwa einer Unterschrift oder eines Stempels, das den Aussteller dokumentiert und die Echtheit des Dokuments nachweist.
Urkunden eignen sich zum Beweis im Rechtsverkehr. Insbesondere im Hinblick auf diese Beweisfunktion wird zwischen privaten und öffentlichen Urkunden unterschieden. Während eine öffentliche Urkunde von einer Behörde oder einer Person öffentlichen Glaubens – etwa einem Notar – ausgestellt wird und daher eine hohe Beweiskraft besitzt, kommt privaten Urkunden eine geringere Beweiskraft zu, da sie nicht von einer solchen autorisierten Stelle beurkundet werden.
Eine besondere Art der öffentlichen Urkunde stellt die notarielle Beurkundung dar. Eine solche Beurkundung ist bei bestimmten Rechtsgeschäften erforderlich. Dabei geht es zumeist um komplexere und risikoreichere Sachverhalte, wie etwa bei Erb- oder Eheverträgen, Grundstückskäufen oder der Gründung einer GmbH.
Verfahrensarten zur Beglaubigung von öffentlichen Urkunden
Deutsche Urkunden werden von ausländischen Behörden und Gerichten oftmals nur anerkannt, wenn die Echtheit dieser zuvor beglaubigt wurde. Dies gilt ebenfalls bei der Vorlage ausländischer Urkunden vor deutschen Behörden oder Gerichten. Die Beglaubigung der Echtheit und zugleich des Beweiswertes einer Urkunde kann durch verschiedene Verfahrensarten erfolgen: die Apostille oder Legalisation. Dabei sind die genannten Verfahrensarten nur bei öffentlichen Urkunden anwendbar. Unter welchen Umständen welches der beiden Verfahren eingeleitet wird und wie diese genau ablaufen, erläutern wir Ihnen im Folgenden.
Apostille
Die Apostille stellt eine vereinfachte Form des Nachweises zur Echtheit einer Urkunde sowie der Befugnis des Ausstellenden dar. Grundlage dieser Verfahrensart ist das Haager Übereinkommen zur Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.10.1961. Dabei sind u. a. folgende Länder Teil dieses Übereinkommens:
- Australien,
- Belgien,
- China,
- Deutschland,
- Finnland,
- Frankreich,
- Griechenland,
- Italien,
- Japan,
- Österreich,
- Portugal,
- Schweden,
- Schweiz,
- Vereinigtes Königreich,
- Zypern.
Durch dieses Abkommen haben die betroffenen Länder wechselseitig auf die Legalisation verzichtet und sich auf den gesteigerten Echtheitsnachweis durch die Apostille geeinigt. So muss beispielsweise, bevor eine japanische Urkunde in Deutschland vorgelegt werden soll, vom japanischen Außenministerium eine Apostille eingeholt werden. Einige europäische Staaten haben allerdings darüber hinaus bilaterale Abkommen über die Befreiung des Verfahrens zur Bestätigung der Echtheit für ganz bestimmte Urkunden. So ist in den Ländern Belgien, Dänemark, Frankreich und Griechenland sowie Italien, Luxemburg, Österreich und der Schweiz kein Echtheitsnachweis – auch keine Apostille – bestimmter deutscher öffentlicher Urkunden erforderlich.
Bei der Apostille bedarf es der Beglaubigung durch die zuständige Behörde des Ausstellungslandes der zu beglaubigenden Urkunde. Dabei entscheiden die Vertragsstaaten, welche Behörde die Apostille ausstellt. Zur Einleitung des Apostilleverfahrens muss der Antragsteller daher zunächst herausfinden, welche Behörde/Stelle in seinem konkreten Fall zuständig ist. Dabei hängt die Zuständigkeit von der Art der Urkunde ab: Während hierzulande die Erteilung der Apostille bei Urkunden des Bundes (Ausnahme bei Urkunden des Deutschen Patent- und Markenamtes oder des Bundespatentgerichts) in der Regel durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) erfolgt, gibt es beispielsweise für Urkunden der Bundesländer keine einheitliche Regelung. Die Zuständigkeit kann sich daher in den Bundesländern unterscheiden.
Gerne überprüfen die Rechtsanwälte der Kanzlei Schlun & Elseven, ob Ihr Dokument einer Apostille bedarf und welche Behörde für diese sodann zuständig ist. Unser Team leitet das Verfahren mit Ihnen gemeinsam ein und steht Ihnen unterstützend zur Seite.
Legalisation
Auch die Legalisation dient der Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. In § 13 Abs. 2 des Konsulargesetzes (Gesetz über die Konsularbeamten, ihre Aufgaben und Befugnisse) heißt es:
„Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist (Legalisation im engeren Sinn).“
Diese Verfahrensart kommt allerdings nur dann zur Anwendung, wenn zwischen den betroffenen Ländern kein Haager Übereinkommen gegeben ist, welches die Apostille als richtige Verfahrensart vorsieht.
Im Vergleich zu der Apostille erfolgt die Legalisation einer deutschen öffentlichen Urkunde hingegen durch die konsularische Vertretung des Landes, in welchem die Urkunde sodann vorgelegt wird. Dabei wird die Legalisation in mehreren Schritten durchgeführt. So kann neben einer Vorbeglaubigung auch die Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) verlangt werden. Durch welche deutsche öffentliche Einrichtung die Vorbeglaubigung durchgeführt wird, hängt wiederum von der Art der Urkunde ab. Letztlich muss zunächst die Vorbeglaubigung durchgeführt worden sein, gefolgt von einer möglicherweise erforderlichen Endbeglaubigung, abgeschlossen durch Vorlage bei der konsularischen oder diplomatischen Vertretung des Landes, in welchem die Urkunde zukünftig verwendet wird.
Die Rechtsanwälte von Schlun & Elseven erläutern Ihnen gerne, ob das vereinfachte Verfahren durch die Apostille in Ihrem Fall ausreicht oder doch eine Legalisation erforderlich ist, welche Einrichtung für die Legalisation in Ihrem konkreten Fall zuständig ist und ob es neben der Vorbeglaubigung auch einer Endbeglaubigung durch das BfAA bedarf. Wir begleiten Sie selbstverständlich durch das gesamte Verfahren.
Legalisation einer ausländischen öffentlichen Urkunde zur Vorlage in Deutschland
Ob eine ausländische öffentliche Urkunde einer Legalisation bedarf, hängt von der Entscheidung derjenigen Behörde in Deutschland ab, bei der das Dokument anschließend verwendet wird. Fest steht, dass die Legalisation einer ausländischen Urkunde durch das deutsche Konsulat oder die deutsche Botschaft (sogenannte Auslandsvertretung) in dem Staat erfolgt, in welchem die Urkunde ausgestellt wurde (vgl. § 13 Abs. 1 KonsularG). Soll beispielsweise eine tunesische Urkunde in Deutschland vorlegen werden, muss diese unter Umständen bei der deutschen Botschaft in Tunis bzw. einem externen Dienstleister der Botschaft eingereicht und anschließend von dieser legalisiert werden.
Übersetzung von Dokumenten
Nicht selten wird von Ländern, in denen ein Dokument anerkannt werden soll, eine Übersetzung des zu beglaubigenden Dokuments verlangt. Ob die in Deutschland angefertigte Übersetzung einer Urkunde in dem Land, in welchem diese vorgelegt werden soll, anerkannt bzw. verwendet wird, entscheidet sodann dieses Land.
Deutsche Behörden fordern zumeist die Übersetzung der fremdsprachigen Urkunde. Dabei entscheidet auch hierzulande die konkrete Behörde, ob die im Ausland vorgenommenen Übersetzung Anwendung findet oder eben nicht. Es ist zu empfehlen die Übersetzung des Dokuments von einem in Deutschland öffentlich beeidigten Übersetzer vornehmen zu lassen. Zu beachten ist allerdings, dass die Übersetzung einer solchen Urkunde nicht mit deren Beglaubigung gleichzusetzen ist. Bei einer Übersetzung handelt es sich vielmehr um eine Sachverständigenleistung. Selbst wenn die Übersetzung der Urkunde von einem öffentlich beeidigten Übersetzer vorgenommen wurde, wird diese nicht zugleich zu einer öffentlichen Urkunde. Möglich ist jedoch die Vornahme der Beglaubigung der Unterschrift des Sachverständigen unter dem entsprechenden Dokument. Dieser Vermerk stellt sodann eine öffentliche Urkunde dar, auf welche die Verfahrensarten (Apostille oder Legalisation) Anwendung finden können.
Praxisgruppe für Apostille & Legalisation
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